باختصار: فرق الصندوق (Cash Variance) هو الفرق بين النقد الذي يجب أن يكون في الصندوق حسب البرنامج والنقد الموجود فعلاً عند العدّ: عجز إن نقص، وزيادة إن زاد.
الشرح الكامل: ضبط الصندوق اليومي
احسبها الآن: عدّاد الصندوق
فرق الصندوق هو الفرق بين النقد المتوقع والنقد الفعلي. النقد المتوقع يحسبه البرنامج: فكّة البداية، زائد المبيعات النقدية، ناقص المرتجعات النقدية والمصاريف والمبالغ المسحوبة إلى الخزنة. النقد الفعلي هو ما تجده عند العدّ. إذا كان الفعلي أقل فهذا عجز، وإذا كان أكثر فهذه زيادة. وكلاهما يحتاج تفسيراً واضحاً، حتى الزيادة التي تبدو مكسباً.
في المحلات الأردنية تأتي معظم الفروق الصغيرة من الباقي: نصف دينار أُعطي زيادة، أو قطعة معدنية سقطت. أما الفروق الكبيرة فغالباً سببها بيع سُجّل نقداً وهو بالبطاقة، أو مصروف دُفع من الصندوق ولم يُسجّل، أو مرتجع لم يُدخل. لذلك راجع العمليات قبل أن تتهم أحداً، فأغلب الفروق أخطاء تسجيل لا سرقة.
أسباب العجز والزيادة
| الحالة | أسباب شائعة |
|---|---|
| عجز (Shortage) | باقٍ زائد، مصروف دُفع من الصندوق ولم يُسجّل، بيع بالبطاقة سُجّل نقداً، مرتجع نقدي لم يُدخل |
| زيادة (Overage) | زبون دفع أكثر، بيع لم يُسجّل، دفعة دين نقدية لم تُسجّل، بيع نقدي سُجّل بالبطاقة |
كيف تتعامل مع فروق الصندوق؟
حدد مسبقاً حداً مقبولاً للفرق، مثل نصف دينار، وما يحدث إذا تجاوزه الكاشير. سجّل كل فرق باسم الموظف والوردية، لأن الفرق الصغير المتكرر من الشخص نفسه يقول أكثر من فرق واحد كبير. وتذكّر أن الزيادة قد تعني أن زبوناً دفع أكثر، أو أن بيعاً لم يُسجّل.
في غلّة يعدّ الكاشير الصندوق عند إغلاق الوردية بالضغط على كل ورقة وقطعة نقد يعدّها، فيظهر الفرق فوراً إن وُجد، ويصل المالك إشعار بقيمته واسم الموظف.
مثال من محل
كاشير في محل خضار بالرصيفة يغلق ورديته. البرنامج يتوقع 96.250 د.أ، والعدّ يُظهر 91.250 د.أ، أي عجز 5 دنانير. بمراجعة العمليات يتبيّن أن أجرة توصيل بقيمة 5 دنانير دُفعت من الصندوق ولم تُسجّل، فتُسجّل ويختفي الفرق.
أسئلة شائعة
هل الزيادة في الصندوق أمر جيد؟
ليست دائماً. الزيادة تعني غالباً خطأ في الباقي أو بيعاً لم يُسجّل بشكل صحيح، وهي تحتاج تفسيراً مثل العجز تماماً.
كيف أقلل فروق الصندوق؟
حساب لكل كاشير، وتسجيل كل مصروف من الصندوق، والعدّ بالفئات، ومراجعة الفروق أسبوعياً حسب الموظف.