برنامج مخازن وجرد للمحلات

برنامج مخازن ومستودعات بسيط للمحل

أغلب المحلات لا تحتاج إلى برنامج مستودعات ثقيل يحتاج محاسباً ليشغّله. تحتاج أن تعرف كم بقي من كل صنف، وما يجب طلبه، وكم تساوي البضاعة التي عندها. في غلّة يبقى المخزون صحيحاً لأنه يتحرك مع ما تفعله أصلاً: البيع يخصم، والاستلام يضيف، والمرتجع يعيد، والجرد يصحّح.

وإن كان لبضاعتك مستودع منفصل عن المحل، تضيفه في غلّة كما تضيف فرعاً: له مخزونه وفواتير استلامه وموظفوه، ولا يبيع، وتنقل منه البضاعة إلى المحل بعملية نقل تخصم من المستودع وتضيف إلى المحل. والمستودع يُحسب فرعاً في خطتك، فخطة المحترف تغطي محلاً ومستودعاً، أو محلّين.

وهكذا يصبح برنامج الكاشير نفسه برنامج مبيعات ومخازن معاً: ما تبيعه على الكاونتر وما في المستودع في حساب واحد، تراه من جوالك.

جرد المحل بالباركود

1. افتح الجرد
   من أدوات الأصناف اختر جرد بالمسح، واجرد ما تريد: رفاً واحداً أو المحل كله.
2. امسح واكتب العدد
   امسح الصنف بالكاميرا أو بالقارئ، واكتب ما تجده على الرف.
3. راجع الفروقات
   تعرض غلّة الفرق بين المعدود والمسجّل لكل صنف، فترى ما نقص وما زاد.
4. صحّح الكميات
   احفظ الجرد فتُضبط الكميات، وترى قيمة النقص أو الزيادة بسعر التكلفة. والمبيعات التي حصلت أثناء الجرد تبقى محسوبة.

الوارد والمنصرف والموردون

من الأصناف اضغط استلام بضاعة، واختر المورد، وامسح ما وصل أو ابحث عنه، واكتب الكمية وسعر الكلفة. وفي النهاية تكتب كم دفعت الآن، فيُسجَّل الباقي على حساب المورد. وترى في الدفتر ما عليك لكل مورد وما دفعته له، وتسجّل دفعاتك له نقداً أو بشيك برقمه وتاريخ استحقاقه.

ولكل صنف سجل حركة يجيب عن سؤال: أين ذهبت الكمية؟ فيه كل بيع، وكل مرتجع من زبون، وكل استلام، وكل إرجاع للمورد، وكل جرد، وكل تالف أو هدر بسببه. والبضاعة المنتهية أو التالفة تُرجع إلى المورد من شاشة الاستلام، فتُخصم من حسابه.

استيراد من Excel أو CSV حتى 20,000 سطر

إن كانت أصنافك في ملف من المورد أو من برنامجك القديم، فلا تُدخلها صنفاً صنفاً. من أدوات الأصناف اختر استيراد من Excel، واختر ملف xlsx أو xls أو csv حتى 5 ميجابايت و20,000 سطر.

تقرأ غلّة رؤوس الأعمدة وتطابقها بنفسها: الاسم، والباركود، وسعر البيع، والتكلفة، والكمية، والوحدة، والفئة، والماركة، ورقم الصنف، وسعر الجملة، والحد الأدنى للمخزون، ونسبة الضريبة. وتعدّل أنت أي عمود لم تتعرّف عليه، أو تتركه دون استيراد.

ولا يُكتب شيء قبل أن تراجع الأصناف وتؤكد. والأسطر التي فيها مشكلة، مثل سعر غير مفهوم أو باركود مكرر أو باركود حوّله Excel إلى صيغة علمية، تظهر برقم سطرها وسببها لتصحّحها. وإن لم يكن عندك ملف، تنزّل نموذجاً جاهزاً تملؤه.

صوّر فاتورة المورّد

فاتورة المورد الورقية من أطول ما يأخذ وقتك: عشرات الأسطر تنقلها إلى البرنامج بيدك. في غلّة تصوّر الفاتورة بكاميرا الجوال، أو تختار ملف PDF حتى 5 صفحات، فتقرأ غلّة الأصناف والكميات والأسعار وتطابقها مع أصنافك.

السطر الذي عرفت غلّة صنفه يظهر أخضر، والذي لم تتأكد منه يظهر أصفر لتختار صنفه أو تتجاهله. وتتحقق غلّة من الحساب أيضاً: إن لم يساوِ حاصلُ ضرب الكمية في السعر مبلغَ السطر، أو نقص مجموع الأسطر عن إجمالي الفاتورة، يظهر لك التنبيه على السطر نفسه قبل أن يدخل شيء إلى المخزون. وتعرف الكرتونة من الحبة، فتُستلم الكمية بالوحدة الصحيحة.

قراءة الفواتير تحتاج الإنترنت، ولكل خطة رصيد شهري منها: 60 صورة فاتورة في البداية، و150 في المحترف، و5 في التجربة المجانية.

كيف تتابع تواريخ انتهاء الصلاحية في المحل

عند استلام الأصناف التي لها صلاحية، تسألك غلّة عن تاريخ الانتهاء أولاً، ورقم الدفعة اختياري. فيبقى لكل دفعة تاريخها، ولا تختلط علبة وصلت اليوم بعلبة وصلت قبل ثلاثة أشهر.

وما ينتهي خلال شهر يظهر في شاشة اليوم وفي المخزون بالأرقام، بالكمية الباقية منه فعلاً. فتقرر في وقتها: تعرضه بسعر أقل، أو ترجعه إلى المورد، أو تسجّله تالفاً بسبب الانتهاء فيخرج من المخزون. وإن وصل إلى الكاونتر صنف من دفعة منتهية، تظهر للكاشير رسالة تحذير قبل البيع.