دفتر ديون إلكتروني للمحل بدل دفتر الورق

ماذا يكلّفك دفتر الورق

• لا تعرف مجموع ما لك عند الناس، وقد يكون مبلغاً يكفي لشراء بضاعة شهر كامل.
• كل زبون يسأل كم عليّ؟ ينتظر دقائق وأنت تقلّب الصفحات وتجمع.
• الدفعات الجزئية تُكتب في الهامش، فيختلط ما دُفع بما بقي.
• الموظف يسجّل بطريقته، وأحياناً لا يسجّل أصلاً.
• الخلاف مع الزبون على مبلغ لا يُحسم، لأن الورقة لا تُظهر ماذا اشترى ومتى.
• إذا ضاع الدفتر أو تبلل، ضاعت الديون معه.

قواعد الدين قبل الدفتر

الدفتر الإلكتروني يرتّب الدين، لكنه لا يقرر لمن تعطيه. ضع قواعدك بنفسك: من يحق له أن يشتري بالدين، وما الحد الأعلى لكل زبون، ومتى يكون السداد، كأول الشهر مع الراتب. وقل للزبون القاعدة من البداية، فالوضوح يحمي العلاقة أكثر من المجاملة.

وفي غلّة تكتب القاعدة نفسها في التطبيق: سقف الدين في بيانات الزبون يوقف البيع له بالدين حين يصل إلى الحد الذي حددته، والبيع بالدين صلاحية تعطيها لمن تريد من موظفيك وتمنعها عن غيرهم. وكل دين يُسجّل باسم الموظف الذي سجّله، فلا دين دون اسم ولا بيع يضيع لأن أحداً قال: سيدفع لاحقاً.

كيف تطالب بالدين دون أن تخسر الزبون

• أرسل كشف الحساب لا المطالبة: كشف PDF فيه ما اشتراه وما دفعه وما بقي، دون عتاب.
• اختر الوقت: بداية الشهر بعد الرواتب أنسب من منتصفه.
• ذكّر بلطف ومرة كل فترة، لا كل يوم. زر التذكير يرسل له المبلغ المستحق على واتساب فقط.
• اقترح دفعات: زبون عليه 60 ديناراً قد يدفع 15 ديناراً أسبوعياً لأربعة أسابيع، ولا يستطيع دفع المبلغ كاملاً مرة واحدة.
• لا تطالب أمام الناس في المحل.
• إذا وصل الزبون إلى سقفه، يتوقف الدين الجديد وحده حتى يسدّد جزءاً، فلا تضطر إلى إبلاغه بذلك على الكاونتر.

الأقساط والكفيل

بعض المحلات، كمحلات الجوالات والأجهزة، تبيع بالتقسيط. عند الدفع اختر الدين ثم الأقساط، واكتب الدفعة الأولى وعدد الأقساط، فتحسب غلّة قيمة كل قسط وموعده. مثلاً: جوال بـ 240 ديناراً، دفعة أولى 60 ديناراً، والباقي 180 ديناراً على 6 أقساط شهرية، كل قسط 30 ديناراً.

وفي بيانات الزبون خانة الكفيل للأقساط: اسمه ورقم جواله فقط، دون أي وثائق. وتعرف كل شهر من دفع قسطه ومن تأخر، ويصلك تنبيه بالدفعات المتأخرة إن فعّلته. واسأل محاسبك عن طريقة تسجيل البيع بالتقسيط في حساباتك.

الحسابات التجارية والشيكات

للمقاولين والورش والمدارس والمحلات التي تشتري منك بالجملة، فعّل في بيانات الزبون الحساب التجاري، واكتب الرقم الضريبي للشركة ومهلة السداد وسقف الدين. فتُسعَّر فواتيره بسعر التجار، وتحمل فاتورته في الفوترة الوطنية اسم شركته ورقمها الضريبي.

ودفعات الشركات كثيراً ما تأتي بشيكات. تسجّل الشيك برقمه وتاريخ استحقاقه، فيظهر في الدفتر تحت الشيكات، وترى في التقارير الشيكات التي تستحق خلال 3 أيام قبل أن يفوتك موعدها.

فاتورة نقدية أم ذمم في الفوترة الوطنية

حين يكون محلّك مربوطاً بنظام الفوترة الوطني، لا تختار نوع الفاتورة بيدك. البيع النقدي يصل إلى النظام فاتورةً نقدية، والبيع بالدين أو بجزء منه يصل فاتورةَ ذمم، وتختار غلّة النوع من طريقة الدفع التي اخترتها عند البيع. وحين يسدّد الزبون دينه لاحقاً، يأخذ سند قبض من غلّة، ولا تصدر فاتورة ثانية للبضاعة نفسها.

نقاط الولاء لزبائنك

الزبون الذي يشتري منك كل يوم يستحق سبباً ليبقى. من قائمة المحل افتح برنامج النقاط وفعّله، وحدّد كم نقطة يكسب الزبون مع كل دينار، وكم تساوي النقطة عند الصرف.

عند الدفع تضيف الزبون برقم جواله فتُسجَّل نقاطه، وحين يريد أن يصرفها تضغط استخدم من نقاطه فتُخصم من فاتورته. وتبيع أيضاً قسيمة هدية برمز من 8 خانات، تُصرف لاحقاً عند الدفع. وفي التقارير ترى المشتركين الجدد في برنامج النقاط.

الدين جزء من الربح أو الخسارة

الدين الذي لم يُسدّد بعد ليس ربحاً في جيبك. بضاعته خرجت من رفك، وثمنها ما زال عند الزبون. ومحل يبيع جيداً لكن ديونه تكبر كل شهر قد يجد نفسه دون نقد يشتري به بضاعة الأسبوع القادم.

لذلك تعرض التقارير في غلّة الديون حسب عمرها: ما عمره حتى 30 يوماً، ومن 31 إلى 60 يوماً، وأكثر من 60 يوماً، مع عدد الزبائن الذين عليهم دفعات. راقب هذا الرقم كما تراقب المبيعات، وإن ارتفع شهراً بعد شهر، فشدّد القواعد قبل أن يصبح الدين المشكلة الأكبر في محلّك.