باختصار: المرتجع (Return) بضاعة يعيدها الزبون بعد شرائها، والاسترداد (Refund) هو المبلغ الذي يعود إليه نقداً أو رصيداً، ويرجع الصنف إلى المخزون إن كان صالحاً للبيع.
الشرح الكامل: المرتجع والإشعار الدائن
المرتجع هو كل بضاعة يعيدها الزبون بعد أن اشتراها، سواء لعيب فيها أو لأنه غيّر رأيه أو اختار مقاساً خاطئاً. يرافقه عادة استرداد المبلغ، أو استبدال بصنف آخر، أو رصيد يُسجّل للزبون يستخدمه لاحقاً. لكل محل سياسة مرتجعات خاصة به، ومن المفيد أن تكون مكتوبة وظاهرة للزبائن قبل الدفع لا بعده، على الإيصال أو قرب الصندوق.
عند الصندوق يبدأ المرتجع من الفاتورة الأصلية. يبحث الكاشير عنها بالرقم أو بالتاريخ، ويحدد الأصناف المرتجعة وكمياتها وسبب الإرجاع، ثم يختار طريقة الاسترداد. البرنامج يخصم المبلغ من مبيعات الوردية، ويعيد الصنف إلى المخزون، وإذا كان المحل مربوطاً بالفوترة الوطنية يرسل المرتجع إشعاراً دائناً مرتبطاً بالفاتورة الأصلية.
استرداد أم رصيد أم استبدال؟
| الطريقة | ماذا يحدث | متى تناسب |
|---|---|---|
| استرداد نقدي | يخرج المبلغ من الصندوق ويرجع الصنف إلى المخزون | صنف معيب، أو حين تسمح سياستك بالإرجاع |
| رصيد للزبون | يبقى المبلغ للزبون يشتري به لاحقاً | حين لا تريد إخراج نقد من الصندوق |
| استبدال | يرجع الصنف ويبدأ بيع جديد بقيمته، فيدفع الزبون الفرق فقط | مقاس أو لون آخر من الصنف نفسه |
| إلغاء الفاتورة | تُلغى فاتورة أُدخلت خطأً بعد إصدارها بقليل | خطأ إدخال عند الصندوق، لا بضاعة عادت |
كيف تمنع المرتجعات الوهمية؟
المرتجعات أسهل باب للتلاعب: مرتجع وهمي يُخرج نقداً من الصندوق دون أن يعود شيء. لذلك اجعل كل مرتجع مرتبطاً بفاتورة حقيقية، ومحصوراً بموظفين لديهم صلاحية، وراجع المرتجعات أسبوعياً حسب الموظف. وتذكّر أن الأغذية أو مستحضرات التجميل المفتوحة قد لا تعود للبيع أصلاً.
في غلّة لا يُجري المرتجع إلا من يملك صلاحيته، ويبدأ دائماً من الفاتورة الأصلية، ويمكن أن يصلك إشعار على جوالك بكل مرتجع. ويُرد المبلغ نقداً أو يبقى رصيداً للزبون يصرفه من شاشة الدفع، والاستبدال يرجع القطعة ويبدأ بيعاً جديداً بقيمتها.
مثال من محل
زبونة في محل ملابس بالصويفية اشترت فستاناً بقيمة 45.000 د.أ، ثم عادت لتستبدله بمقاس أصغر سعره 45.000 د.أ أيضاً. يسجّل الكاشير استبدالاً، فيرجع المقاس الأول ويُباع الثاني، ولا يتغير النقد في الصندوق، لكن المخزون يتعدّل لكل مقاس بدقة.
أسئلة شائعة
هل يجب على المحل قبول المرتجعات؟
يعتمد ذلك على سياسة المحل وحالة البضاعة، مع مراعاة حقوق المستهلك إذا كان في المنتج عيب. اكتب سياستك بوضوح على الإيصال أو قرب الصندوق.
ما الفرق بين المرتجع والإشعار الدائن؟
المرتجع هو البضاعة التي عادت والمبلغ الذي يُرد. الإشعار الدائن هو المستند المحاسبي الذي يخفّض الفاتورة الأصلية، ويُرسل إلى الفوترة الوطنية حين يكون المحل مربوطاً بها.
كيف أسجّل استبدال صنف بصنف آخر؟
سجّله كمرتجع للصنف الأول وبيع للصنف الثاني. إذا اختلف السعر، يدفع الزبون الفرق أو يُعاد إليه.