الخلاصة: إشعار دائن JoFotara هو طريق تصحيح الفاتورة: الفاتورة التي قبلها نظام الفوترة الوطني لا تُحذف ولا تُعدّل. تصححها بإشعار دائن، تسمّيه البوابة فاتورة ارجاع، يرتبط بالفاتورة الأصلية ويحمل سبب الإرجاع والكمية المعادة بالسعر والضريبة الأصليين. وإذا كان المبلغ الصحيح أكبر من الفاتورة، فتصدر فاتورة جديدة بالفرق.
في هذا الدليل
قبل الفوترة الوطنية كان المرتجع بسيطاً: تعيد للزبون ماله وتشطب الفاتورة. اليوم الفاتورة التي وصلت إلى نظام الفوترة الوطني صارت سجلاً لا يُحذف، والتصحيح يكون بمستند جديد يُرسل إلى النظام ويرتبط بالفاتورة الأصلية. هذا الدليل يشرح ما هو هذا المستند، وماذا يحمل، وكيف يُصدر من البوابة أو من برنامج الكاشير، وما تفعله حين يكون المبلغ الصحيح أكبر، أو حين يأتي خصم بعد الفاتورة، ولماذا يُرفض المرتجع أحياناً.
لماذا لا تُحذف فاتورة وصلت إلى النظام
حين يقبل النظام الفاتورة يسجّلها ويعطيها رقماً إلكترونياً ورمز QR، وقد يكون الزبون مسحها وتحقق منها. حذفها من برنامجك لا يحذفها من النظام، بل يجعل سجلاتك لا تطابق ما عند دائرة الضريبة. لذلك يكون التصحيح بمستند جديد، لا بالحذف: عملية بيع حدثت، ثم إرجاع حدث، ولكل منهما مستنده وأثره على الضريبة.
في البوابة يسمّى هذا المستند فاتورة ارجاع، وتطلب البوابة عند إصداره سبب إصدار الإشعار، وتعرض لوحة الفواتير عدد الإشعارات الصادرة بجانب عدد الفواتير. أي أن فاتورة الإرجاع في الفوترة الوطنية هي إشعار دائن: مستند يخفّض ما سجّلته فاتورة سابقة.
هل يمكن تعديل الفاتورة أو إلغاؤها؟
لا تُعدّل الفاتورة بعد أن يقبلها النظام، ولا تُلغى بزر. السؤال الحاسم: هل وصلت الفاتورة إلى النظام، وهل المبلغ الصحيح أقل منها أم أكبر؟ كل حالة تقع في واحدة من ثلاث:
| الحالة | ماذا تفعل | ما الذي يُرسل إلى النظام |
|---|---|---|
| قبل إصدار الفاتورة: صنف أُزيل أو سعر تغيّر والفاتورة ما زالت في السلة | تعدّل عملية البيع وتكمل | لا شيء. لم تصدر فاتورة بعد |
| بعد القبول، والمبلغ الصحيح أقل: إرجاع كامل أو جزئي، أو سعر أو كمية أكبر من الصحيح | إشعار دائن مرتبط بالأصل بالأصناف والكميات المعنية، ثم فاتورة جديدة صحيحة إن لزم | إشعار دائن له رمزه، وربما فاتورة جديدة |
| بعد القبول، والمبلغ الصحيح أكبر: صنف نُسي أو كمية أقل من الحقيقية | فاتورة جديدة بالفرق، أو إرجاع الأصل كاملاً ثم فاتورة صحيحة | فاتورة جديدة لها رمزها |
إلغاء الفاتورة كلها يعني إشعاراً دائناً بكل أصنافها. واتفق مع محاسبك على طريقة معالجة التبديل والحالات الخاصة، والتزم بها في كل الورديات.
وماذا عن الإشعار المدين؟
الإشعار المدين في المحاسبة مستند يزيد مبلغ فاتورة سابقة. لكن الدليل الفني المنشور للربط مع نظام الفوترة الوطني يعرّف نوعين فقط من المستندات: الفاتورة برمز 388، والإشعار الدائن، أي فاتورة الإرجاع، برمز 381. ولا تجد فيه إشعاراً مديناً.
لذلك إذا احتجت أن تزيد مبلغ فاتورة صدرت، فالطريقة العملية فاتورة جديدة بالفرق للزبون نفسه، أو إرجاع الأصل وإصدار فاتورة صحيحة كاملة. أي الطريقتين يناسب حالتك، اسأل عنه محاسبك.
خصم بعد إصدار الفاتورة
الخصم الذي تعطيه على الكاونتر قبل الدفع جزء من الفاتورة نفسها: تُحسب الضريبة على السعر بعد الخصم، ولا يحتاج أي إشعار.
أما الخصم الذي تتفق عليه بعد أن صدرت الفاتورة ووصلت إلى النظام، كخصم لزبون شركة على بضاعة استلمها، فهو تخفيض لقيمة فاتورة مسجّلة، والتخفيض يكون بإشعار دائن مرتبط بها، لا بتعديلها. وبما أن الإرجاع في البوابة يكون بالصنف والكمية، فالطريقة الأوضح أن تُرجع الأسطر المعنية ثم تصدر فاتورة جديدة بالسعر بعد الخصم. واسأل محاسبك عن طريقة إظهار الخصم في حالتك.
والأسهل أن يُعطى الخصم قبل إصدار الفاتورة كلما أمكن، فلا يحتاج تصحيحاً بعدها.
ماذا يحمل إشعار المرتجع
- الإشارة إلى الفاتورة الأصلية: رقمها الإلكتروني في النظام. لا يوجد مرتجع حر غير مرتبط بفاتورة.
- سبب الإرجاع: حقل مطلوب، فالبوابة تطلب سبب إصدار الإشعار قبل الإصدار، وبرامج الربط ترسل السبب مع الإشعار.
- الأصناف والكميات المعادة: من أصناف الفاتورة الأصلية نفسها، وبكمية لا تزيد على ما بيع.
- سعر الوحدة نفسه الذي في الفاتورة الأصلية: المرتجع يعيد ما دُفع فعلاً، لا سعر اليوم.
- الضريبة على الجزء المعاد: بنسبة الضريبة نفسها التي صدرت بها الفاتورة.
- رمز QR خاص بالإشعار: يصدر من النظام بعد قبوله، كما في أي فاتورة.
إرجاع فاتورة من البوابة: الخطوات
إذا كنت تصدر فواتيرك يدوياً من بوابة الفوترة الوطنية، فدليل البوابة المنشور يصف الإرجاع بهذه الخطوات:
- ادخل إلى البوابة بالمستخدم الفرعي الذي تصدر به الفواتير.
- اضغط تنظيم فاتورة من الشاشة الرئيسية، ثم فاتورة ارجاع.
- أدخل الرقم الإلكتروني للفاتورة المراد إرجاعها، واضغط زر البحث.
- اكتب سبب إصدار الإشعار.
- اضغط زر التعديل بجانب الصنف المعاد، وأدخل الكمية المراد إرجاعها، ثم اضغط تعديل.
- راجع المجموع، ثم اضغط إصدار.
إذا كانت الفاتورة من برنامج الكاشير
ينص دليل البوابة على أن إرجاع الفاتورة من البوابة متاح للفواتير التي صدرت من البوابة. أما الفاتورة التي أرسلها برنامج الكاشير عبر الربط، فإرجاعها يكون من البرنامج نفسه: تفتح الفاتورة الأصلية فيه، وتختار الأصناف والكميات المعادة، فيرسل البرنامج إشعار المرتجع إلى النظام مرتبطاً بها.
لهذا اسأل قبل أن تختار برنامجاً: هل يصدر المرتجع من الفاتورة الأصلية ويرسله بنفسه؟ وإذا كان لا يفعل ذلك، فتصحيح أي فاتورة مرسلة سيكلفك وقتاً وعناءً.
لماذا يُرفض المرتجع أحياناً
- لا يوجد سبب: الإشعار أُرسل دون سبب الإرجاع، ورسالة النظام بالإنجليزية تقول Reason for note is required. الحل أن يُكتب السبب في كل مرتجع.
- السعر لا يطابق الأصل: سعر الوحدة في المرتجع يختلف عن سعرها في الفاتورة الأصلية، والرسالة The unit price must match the unit price in the original invoice. المرتجع يُبنى من الفاتورة الأصلية، لا من سعر الرف اليوم.
- الصنف لا يطابق سطره في الفاتورة: المرتجع يجب أن يشير إلى الصنف كما ورد في الفاتورة الأصلية، لا إلى صنف مشابه.
- الكمية أكبر مما بيع: إرجاع ثلاث قطع من فاتورة فيها قطعتان، أو مرتجعات جزئية متتالية يزيد مجموعها على الأصل.
- الفاتورة الأصلية ليست في النظام: لم تُرسل أصلاً بسبب انقطاع أو رفض. أرسل الأصل أولاً، ثم المرتجع.
المرتجع لا ينتهي عند النظام
كل مرتجع يمس ثلاثة أشياء في محلّك: الصندوق، لأن مالاً خرج منه أو رُدّ إلى بطاقة الزبون، والمخزون، لأن البضاعة عادت إلى الرف أو صارت تالفة، وتقارير المبيعات، لأن مبيعات اليوم نقصت. وإذا أرسل البرنامج الإشعار ولم يحدّث هذه الثلاثة، فلن تتطابق أرقامك في آخر الشهر.
والمرتجع أيضاً من أسهل الطرق لإخراج مال من الصندوق دون حق: فاتورة حقيقية، ثم مرتجع وهمي بعد أن يغادر الزبون. لذلك اجعل صلاحية المرتجع بيد من تثق به، وراجع المرتجعات كل يوم، لا كل شهر. وكثرة الإشعارات من موظف واحد علامة تستحق السؤال: خطأ يتكرر، أو ما هو أسوأ.
مثال: زبون اشترى من محل إلكترونيات في إربد سماعات بقيمة 29.000 د.أ وشاحناً بقيمة 7.500 د.أ، وبعد يومين أرجع الشاحن. يصدر المحل إشعاراً دائناً بقيمة 7.500 د.أ مرتبطاً بالفاتورة الأصلية، ولا يتجاوز الإشعار قيمتها: تبقى السماعات مباعة، ويعود الشاحن إلى المخزون، وتنقص مبيعات اليوم بقيمته.
كيف تُصدر غلّة المرتجع
في غلّة يبدأ المرتجع من الفاتورة الأصلية: تبحث عنها، وتختار الأصناف والكميات المعادة، وتختار السبب من قائمة قصيرة: بضاعة تالفة، صنف غير مطابق، منتهية الصلاحية، رغبة الزبون، استبدال بضاعة. ترسل غلّة إشعار المرتجع إلى نظام الفوترة الوطني مرتبطاً بالفاتورة الأصلية وبالسعر والضريبة اللذين بيع بهما الصنف، وتطبع رمز QR على إيصال المرتجع. وإذا كان الجهاز دون إنترنت، تحفظ غلّة المرتجع وترسله تلقائياً بعد الفاتورة الأصلية حين يعود الاتصال.
وتحدد بنفسك من يحق له إصدار المرتجع من الموظفين، وإن أردت، يصلك تنبيه على جوالك حين يُصدر موظف مرتجعاً أو خصماً كبيراً.
تطبيق غلّة متوفر الآن على Google Play، ونسخة ويندوز من صفحة التحميل، مع تجربة مجانية 14 يوماً بكل المزايا، دون بطاقة. وفي أيام التجربة جرّب عملية بيع صغيرة ثم أرجعها، وتأكد من ظهور الاثنين في عرض الفواتير على البوابة.
كل ما يخص الفوترة الوطنية في صفحة واحدة: دليل نظام الفوترة الوطني.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين فاتورة المرتجع والإشعار الدائن في الفوترة الوطنية؟
في نظام الفوترة الوطني هما المستند نفسه تقريباً: البوابة تسمّيه فاتورة ارجاع وتطلب عند إصداره سبب إصدار الإشعار، وهو يخفّض ما سجّلته فاتورة سابقة ويرتبط بها. التسمية المحاسبية الدقيقة لحالتك اسأل عنها محاسبك.
هل يوجد إشعار مدين في نظام الفوترة الوطني؟
الدليل الفني المنشور يعرّف الفاتورة (388) والإشعار الدائن (381) فقط. لزيادة مبلغ فاتورة صدرت، تصدر فاتورة جديدة بالفرق، أو تُرجع الأصل وتصدر فاتورة صحيحة. اتفق مع محاسبك على الطريقة.
كيف أعالج خصماً بعد إصدار الفاتورة في JoFotara؟
الفاتورة المسجّلة لا تُعدّل. الخصم بعد الإصدار يخفّض قيمتها، فيكون بإشعار دائن مرتبط بها: تُرجع الأسطر المعنية ثم تصدر فاتورة جديدة بالسعر بعد الخصم. والأسهل أن يُعطى الخصم قبل إصدار الفاتورة.
هل أستطيع إرجاع فاتورة أرسلها برنامج الكاشير من البوابة؟
دليل البوابة المنشور يذكر أن الإرجاع من البوابة متاح للفواتير الصادرة عن طريق البوابة. الفاتورة التي أرسلها برنامج مربوط تُرجع من البرنامج نفسه، الذي يرسل إشعار المرتجع مرتبطاً بها.
هل يمكن إلغاء فاتورة بعد إرسالها إلى الفوترة الوطنية؟
لا تُحذف الفاتورة بعد أن يقبلها النظام. الإلغاء يكون بإشعار دائن بكل أصنافها، ثم فاتورة جديدة صحيحة إن لزم.