كم سنة تحفظ الفواتير في الأردن؟ السجلات الضريبية للمحل، وأرشفة فواتير الفوترة الوطنية

الخلاصة: احفظ سجلاتك الضريبية أربع سنوات على الأقل من آخر تاريخ بين نهاية الفترة وتقديم الإقرار وتبليغ التقدير، وأطول إذا كان هناك نزاع. وفاتورة المورد بالذات هي ما يثبت الضريبة التي تخصمها، فصوّرها يوم تصلك.

حين يصلك إشعار تدقيق، يطلب المدقق أوراقك ومستنداتك. فاتورة مورد ضاعت قد تعني ضريبة لا تستطيع خصمها، ويوم مبيعات بلا سجل قد يعني تقديراً لا تتفق معه. هذا الدليل يشرح ما يطلبه قانون الضريبة العامة على المبيعات وقانون ضريبة الدخل في حفظ السجلات، والمدة وبداية حسابها، وطريقة عملية لترتيبها. هذه معلومات عامة وليست استشارة ضريبية، واسأل محاسبك عن القائمة التي تلزم محلك تحديداً.

ما يقوله القانون عن المدة

قانون الضريبة العامة على المبيعات يلزم المكلف بتنظيم السجلات والمستندات اللازمة لتحديد الضريبة المستحقة عليه، والاحتفاظ بها أربع سنوات. والمدة لا تبدأ من تاريخ الفاتورة، بل من آخر هذه التواريخ: نهاية الفترة الضريبية التي نُظمت فيها السجلات، أو تاريخ تقديم الإقرار، أو تاريخ تبليغ إشعار نتيجة قرار التقدير.

وإذا كان هناك نزاع على الضريبة أو على غرامات متعلقة بها، تحتفظ بالسجلات حتى يُبت فيه أو يصدر قرار قطعي من المحكمة، ولو تجاوز ذلك أربع سنوات. وفي قانون ضريبة الدخل حكم مشابه بمدة أربع سنوات للسجلات اللازمة لضريبة الدخل.

وإذا لم يكن محلك مسجّلاً في ضريبة المبيعات، فللمدير أن يلزم البائع غير المسجّل بإصدار فواتير ومسك سجلات منتظمة والاحتفاظ بها خمس سنوات بعد نهاية السنة المالية التي صدرت فيها.

مثال على حساب المدة

لنفترض أن إحدى فتراتك الضريبية انتهت في آخر حزيران 2026، وقدمت إقرارها في تموز 2026. آخر التاريخين هو تموز 2026، فتبقى سجلات تلك الفترة عندك حتى تموز 2030 على الأقل. وإذا وصلك بعد ذلك إشعار بنتيجة قرار تقدير عن الفترة نفسها، تبدأ الأربع سنوات من تاريخ تبليغه.

لهذا فالقاعدة العملية بسيطة: لا تحسب لكل ورقة تاريخ انتهاء. احتفظ بكل شيء مدة أطول من الحد الأدنى، واسأل محاسبك قبل أن تتلف أي ملف، فقد تفرض قوانين أخرى غير قوانين الضريبة مدداً مختلفة على بعض المستندات.

ماذا تحفظ: قائمة المحل

• فواتير المبيعات كلها، ومنها الفواتير الإلكترونية المرسلة إلى نظام الفوترة الوطني.
• فواتير المرتجع، مرتبطة بالفواتير الأصلية.
• فواتير الشراء من الموردين، فهي دليلك على الضريبة التي دفعتها وتريد خصمها.
• مستندات الاستيراد والتخليص إن كنت تستورد.
• الإقرارات الضريبية التي قدمتها، وإيصالات دفع الضريبة.
• كشوف الحسابات البنكية وتسويات أجهزة الدفع بالبطاقة.
• إغلاق الصندوق اليومي أو تقرير نهاية كل وردية.
• سجلات المخزون والجرد، وقيمة البضاعة في نهاية كل فترة.
• ديون الزبائن، ومستندات أي دين صار معدوماً.
• عقد الإيجار والمصاريف الكبيرة التي تخص العمل.

لماذا فاتورة المورد بالذات

القانون يسمح للمسجّل أن يخصم من الضريبة المستحقة على مبيعاته ما تحمّله من ضريبة عامة على مشترياته، وما سبق أن احتسبه من ضريبة على مبيعات أُعيدت إليه، والضريبة على ديون صارت معدومة، ضمن الشروط. كل خصم من هذه يحتاج مستنداً يثبته.

وفواتير الموردين تصل غالباً على ورق حراري يبهت مع الوقت. وإذا بقيت الفاتورة في كرتونة تحت الكاونتر حتى بهتت، فلن تستطيع إثبات الضريبة التي دفعتها. صوّرها يوم استلامها واحتفظ بالأصل.

الورق أم الملف الإلكتروني

يطلب القانون أن تُنظَّم السجلات وفق معايير المحاسبة الدولية، ويسمح بتعليمات تستثني فئات معينة من المكلفين من ذلك كلياً أو جزئياً. ويجيز أن تُمسك السجلات بالإنجليزية، على أن تقدم ترجمة عربية إذا طلبتها الدائرة. واسأل محاسبك عمّا ينطبق على محل صغير بالضبط، وهل تكفي النسخة الإلكترونية من كل مستند.

وحتى لو كانت فواتيرك الإلكترونية موجودة على بوابة الفوترة الوطنية، احتفظ بنسختك أنت. البوابة سجل الدائرة، أما سجلك فهو ما تراجعه وتقارنه وتسلّمه لمحاسبك. ثم إن فواتير الموردين والجرد وإغلاق الصندوق ليست كلها على البوابة أصلاً.

أرشفة فواتير الفوترة الوطنية ومطابقتها مع الإقرار

فواتير المبيعات التي أرسلتها إلى نظام الفوترة الوطني موجودة في عرض الفواتير على البوابة، ويمكن تصديرها إلى ملف Excel كما يشرح دليل البوابة. استفد من ذلك في آخر كل فترة ضريبية: صدّر فواتير الفترة، واحفظ الملف في مجلدها إلى جانب تقرير المبيعات والضريبة من برنامج الكاشير.

ثم طابق بين الاثنين قبل أن تقدّم الإقرار: عدد الفواتير، ومجموع المبيعات، ومجموع الضريبة، والمرتجعات. الفاتورة التي في البرنامج وليست في البوابة لم تُرسل أو رُفضت، والتي في البوابة وليست في البرنامج تحتاج سؤالاً: من أصدرها؟ والفرق الذي تصححه قبل الإقرار أسهل بكثير من الفرق الذي تكتشفه بعده.

ولا تجعل البوابة أرشيفك الوحيد: احتفظ بنسختك أنت، ومعها فواتير الموردين التي لا تمر بالبوابة أصلاً.

نظام بسيط تبدأ به اليوم

• ملف لكل فترة ضريبية، أي كل شهرين، فيه الإقرار وإيصال الدفع وتقرير المبيعات والضريبة للفترة.
• صورة لكل فاتورة مورد يوم استلامها، مع الاحتفاظ بالأصل.
• نسخة احتياطية في مكانين، لا على جهاز واحد في المحل.
• مطابقة شهرية: عدد الفواتير ومجموعها في برنامج الكاشير مقابل ما في بوابة الفوترة الوطنية.
• لا تتلف أي سنة قبل أن يؤكد محاسبك أن مدتها انتهت ولا نزاع عليها.

كيف يساعد نظام الكاشير، وكيف تساعد غلّة

دفتر المبيعات اليدوي يضيع ويُكتب بخطوط مختلفة، أما نظام الكاشير فيسجّل كل عملية بيع وحده. في غلّة تُحفظ كل فاتورة، ويُحفظ المرتجع مرتبطاً بفاتورته، وتصل إلى أي فاتورة بالبحث حين تحتاجها. وترسل غلّة الفواتير إلى نظام الفوترة الوطني وتطبع رمز QR على الإيصال. والبيانات محفوظة على حسابك ومتزامنة بين أجهزتك، فلا تضيع إذا تعطّل جهاز واحد.

وتسجّل في غلّة فواتير الشراء من الموردين، أو تصوّر فاتورة المورد أو ترفعها ملف PDF فتقرأ غلّة أصنافها، فتتحدث الكلفة وما تدين به لكل مورد. ويُحفظ إغلاق كل وردية بمن أغلقها والفرق في الصندوق إن وُجد، ويحفظ سجل النشاط كل خصم كبير أو مرتجع ومن قام به. وفي آخر كل فترة ترسل إلى محاسبك تقرير المبيعات والضريبة في ملف PDF. وتطبيق غلّة متوفر الآن على Google Play، ونسخة ويندوز من صفحة التحميل، والتجربة 14 يوماً مجاناً بكل المزايا، دون بطاقة.

أسئلة شائعة