الخلاصة: برنامج كاشير ومحاسبة جيد يسلّم محاسبك المبيعات والضريبة والمرتجعات وطرق الدفع والمشتريات والديون والمخزون كاملة وواضحة، مع فواتير الفوترة الوطنية مطابقة لما في البوابة، سواء كان البرنامجان واحداً أو اثنين.
في هذا الدليل
برنامج الكاشير والمحاسبة هو الذي يسجّل البيع على الكاونتر ويسلّم محاسبك الأرقام التي يحتاجها كاملة: المبيعات والضريبة والمرتجعات وطرق الدفع والمشتريات والديون والمخزون. محاسبك لا يقف على الكاونتر، لكنه يعتمد على كل ما يحدث عليه. إذا كانت أرقام الكاشير ناقصة أو مبعثرة، يقضي أياماً في ترتيبها، وتدفع أنت ثمن وقته أو ثمن أخطائه. وعبارة مرتبط بالمحاسبة لا تعني بالضرورة أن يكون البرنامجان برنامجاً واحداً، بل أن تصل الأرقام الصحيحة من الكاشير إلى المحاسب واضحة. هذه قائمة بما يجب أن يسلّمه.
ما معنى كاشير مرتبط بالمحاسبة
عملياً هناك ثلاثة أشكال للعلاقة بين الكاشير والمحاسبة. الأول: برنامج محاسبة فيه شاشة بيع، فتُسجّل القيود وحدها، لكن شاشة البيع فيه غالباً أثقل من أن تُستخدم في زحمة الكاونتر. الثاني: برنامج كاشير يرسل بياناته إلى برنامج محاسبة آخر عبر ربط تقني. الثالث: برنامج كاشير يعطي تقارير واضحة يأخذها المحاسب ويقيدها في دفاتره.
أي شكل يناسبك يحدده حجم محلك وطريقة عمل محاسبك. محل صغير بمحاسب خارجي يراجع حساباته مرة في الشهر يكفيه غالباً الشكل الثالث، بشرط أن تكون التقارير كاملة. اسأل محاسبك ماذا يحتاج قبل أن تختار.
المبيعات والضريبة
أول ما يطلبه المحاسب هو المبيعات، مفصّلة بما يكفي ليعدّ منها إقراراتك الضريبية:
- مجموع المبيعات لكل يوم ولكل شهر.
- المبلغ قبل الضريبة ومبلغ الضريبة، مفصولين حسب النسبة إن كانت لديك أكثر من نسبة.
- المرتجعات وفواتيرها، مرتبطة بالفواتير الأصلية، وليست مطروحة من المبيعات دون أثر.
- الخصومات، حتى يُعرف السعر الذي بيع به كل صنف فعلاً.
- تطابق عدد الفواتير ومبالغها مع ما وصل إلى نظام الفوترة الوطني، إن كان محلك يستخدمه.
الفوترة الوطنية للمحاسبين: كيف يستلم المحاسب فواتير المحل
حين يرسل الكاشير كل فاتورة إلى نظام الفوترة الوطني، تصبح فواتير المحل موجودة في مكانين: في برنامج الكاشير، وفي حساب المنشأة على البوابة. والمحاسب يحتاج الاثنين: تقرير الكاشير للفترة بالمبيعات والضريبة والمرتجعات، وما ظهر على البوابة للفترة نفسها، ليتأكد أن كل فاتورة وصلت قبل أن يعدّ الإقرار.
اتفقا من البداية على طريقة ثابتة: كيف يطّلع المحاسب على البوابة دون أن تتداولا بيانات الربط في الرسائل، ومتى ترسل له تقرير الشهر، ومن يتابع الفواتير المرفوضة إن ظهرت. هذا الاتفاق الصغير يوفّر عليكما أسبوع البحث في آخر كل فترة ضريبية.
طرق الدفع والنقد
يحتاج المحاسب أن يعرف كيف قُبضت المبيعات: نقداً، أو بالبطاقة، أو بـ CliQ، أو بالدين. مجموع البطاقات يجب أن يطابق ما أودعه البنك من جهاز الدفع، ومجموع النقد يجب أن يطابق ما أودعته أنت أو احتفظت به. وفروقات الصندوق عند إغلاق كل وردية تُسلّم كما هي، لا مغطاة ولا مخفية.
وأي مبلغ يسحبه صاحب المحل من الصندوق لنفسه يُسجّل سحباً باسمه، لا مصروفاً للمحل. خلط الاثنين يغيّر الربح الذي يظهر في الدفاتر.
المشتريات والمورّدون
- فواتير الشراء من كل مورّد، بتاريخها ومبلغها وضريبتها.
- ما دفعته لكل مورّد وما بقي عليك له.
- كلفة كل صنف كما جاءت في آخر فاتورة شراء، لأن الربح يُحسب منها.
- البضاعة المعادة إلى المورّدين، والتالفة، ومنتهية الصلاحية.
الديون والمخزون
ديون الزبائن مال للمحل عند الناس، والمحاسب يحتاج مجموعها في آخر الشهر ومعرفة من تأخر في السداد. وكذلك المخزون: قيمته بسعر الكلفة في آخر الفترة، وفروقات الجرد إن وُجدت.
دون هذه الأرقام لا يستطيع المحاسب أن يعرف ربح المحل الحقيقي. فالربح ليس المبيعات ناقص المصاريف فقط، بل المبيعات ناقص كلفة البضاعة المباعة ناقص المصاريف. محل باع بـ 10,000 دينار وكلفة ما باعه 7,800 دينار ومصاريفه 1,500 دينار ربح 700 دينار، لا 8,500.
المصاريف
الإيجار والكهرباء والرواتب تُسجّل عادة عند المحاسب. أما المصاريف الصغيرة التي تخرج من الصندوق، ماء وأكياس وأجرة توصيل، فمكانها برنامج الكاشير عند خروجها، مع إيصالها إن وُجد. إن لم تُسجّل هناك تضيع، ويظهر الصندوق ناقصاً دون سبب، ويبدو الربح أعلى مما هو.
روتين شهري مع محاسبك
- في أول أيام الشهر: جهّز تقارير المبيعات والضريبة والمرتجعات وطرق الدفع للشهر الماضي.
- أرفق فواتير المشتريات وكشف ما بقي للمورّدين.
- أرفق مجموع ديون الزبائن وقيمة المخزون.
- راجع معه أي فرق بين عدد فواتيرك وما ظهر في بوابة الفوترة الوطنية.
- اسأله سؤالاً واحداً كل شهر: ما الرقم الذي تمنيت لو كان أوضح؟ ثم اضبطه في البرنامج.
ماذا تعطيك غلّة لمحاسبك
غلّة مبنية حول الكاونتر، وتسجّل من هناك ما يحتاجه المحاسب: كل فاتورة بضريبتها، وترسلها غلّة إلى نظام الفوترة الوطني، والمرتجعات، وطرق الدفع بما فيها الدفع المقسّم، والمصاريف التي تخرج من الصندوق، وفروقات الصندوق عند إغلاق كل وردية.
وفي المخزون تُسجّل فواتير الشراء، ويمكنك أن تصوّر فاتورة المورّد فتقرأ غلّة أسطرها، فتتحدّث الكلفة وتعرف ما تدين به لكل مورّد. وتشارك تقرير أي فترة في ملف PDF يحمل المبيعات والضريبة وضريبة المشتريات وتقديراً لما يُستحق منها، ليعدّ منه المحاسب الإقرار.
محاسبك يبقى صاحب الدفاتر والإقرارات، وغلّة تسلّمه الأرقام من مصدرها. تطبيق غلّة متوفر الآن على Google Play، ونسخة ويندوز من صفحة التحميل، والتجربة 14 يوماً مجاناً بكل المزايا، دون بطاقة.
أسئلة شائعة
ما معنى برنامج كاشير ومحاسبة؟
برنامج يسجّل البيع على الكاونتر ويعطي المحاسب أرقامه كاملة وصحيحة: المبيعات والضريبة والمرتجعات وطرق الدفع والمشتريات والمخزون. قد يحدث ذلك داخل برنامج واحد، أو بربط بين برنامجين، أو بتقارير واضحة يأخذها المحاسب.
كيف يتابع المحاسب فواتير الفوترة الوطنية للمحل؟
يقارن تقرير الكاشير للفترة بما ظهر في حساب المنشأة على بوابة الفوترة الوطنية، ويتأكد أن كل فاتورة ومرتجع وصلا قبل إعداد الإقرار. اتفقا على طريقة اطلاعه دون تداول بيانات الربط في الرسائل.
هل يغني برنامج الكاشير عن المحاسب؟
لا. البرنامج يسجّل البيع والشراء والمخزون، أما الإقرارات الضريبية والقيود وقراءة الأرقام فعمل المحاسب. البرنامج الجيد يوفّر وقته ويقلل أخطاءه.
ما التقارير التي يحتاجها المحاسب من الكاشير؟
المبيعات اليومية والشهرية قبل الضريبة وبعدها، والمرتجعات، والخصومات، وطرق الدفع، وفروقات الصندوق، وفواتير المشتريات وأرصدة المورّدين، ومجموع ديون الزبائن، وقيمة المخزون بسعر الكلفة.