الخلاصة: سلّم كل وردية بعدّ أعمى بالفئات، وطابق النقد بالنقد والبطاقات بتقاريرها، وسجّل الفرق كما هو، واترك الرصيد الافتتاحي بالمبلغ نفسه كل يوم. ولكل كاشير حسابه وورديته، فلا يُحاسب أحد على خطأ غيره.
في هذا الدليل
تسليم الوردية هو إغلاق وردية الكاشير المغادر بعدّ النقد ومطابقته بما سجّله البرنامج، ثم فتح وردية جديدة للكاشير القادم بمبلغ فكّة معروف. كثير من مشاكل الصندوق تبدأ في دقيقتين: حين يقول موظف المساء لموظف الصباح كل شيء تمام ويخرج. إغلاق الوردية روتين لا يأخذ أكثر من عشر دقائق إذا كان واضحاً، ويوفّر عليك أسئلة كثيرة في آخر الشهر لا جواب لها. هذه الخطوات بالترتيب، مع مثال محسوب بالدينار، وقائمة تحقق تعلّقها قرب الكاونتر.
لماذا وردية لكل موظف
إذا تسلّم الصندوق أكثر من شخص في اليوم دون إغلاق بينهم، فأي فرق في المساء يصبح مسؤولية الجميع، فلا يُسأل عنه أحد. الوردية تعطي كل موظف بداية ونهاية: رصيداً افتتاحياً يستلمه، ومبلغاً يسلّمه، وفرقاً يُسجّل باسمه إن وُجد. وهذا يحمي الموظف الأمين قبل أن يحمي المحل.
ولا تسمح بأن يعمل موظفان على الوردية نفسها بالحساب نفسه، ولا بأن يبدأ أحد البيع قبل أن يُغلق زميله ورديته. وإن عمل كاشيران في الوقت نفسه، فلكل منهما ورديته وصندوقه أو حسابه المستقل.
قبل الإغلاق بربع ساعة
- أنهِ الفواتير المفتوحة: طاولة لم تُحاسب، أو سلة معلّقة على الشاشة.
- سجّل أي مصروف خرج من الصندوق ولم يُكتب بعد، واحتفظ بإيصاله.
- تأكد أن الديون التي أُعطيت مسجّلة بأسماء أصحابها.
- إن كان محلك يستخدم الفوترة الوطنية، تأكد ألا تبقى فواتير معلّقة دون إرسال، أو أنها في طريقها للإرسال التلقائي.
العدّ الأعمى بالفئات
يعدّ الموظف الصندوق ويُدخل المبلغ الفعلي قبل أن يرى المبلغ المتوقع. هكذا لا يُعدّل العدّ ليطابق الرقم، لا عن قصد ولا عن تعب. وعُدّ كل فئة على حدة: أوراق الخمسين والعشرين والعشرة والخمسة والدينار، ثم القطع المعدنية، واكتب عدد كل فئة.
العدّ بالفئات أبطأ بدقيقة، لكنه يختصر المراجعة كثيراً إن ظهر فرق، لأنك تعرف فوراً أين تبحث. واجعل العدّ أمام شخص ثانٍ إن أمكن.
مثال محسوب
هكذا يُحسب المبلغ المتوقع في الصندوق. البطاقات وCliQ والدين لا تدخل في الحساب، لأن أموالها لم تدخل الصندوق أصلاً:
| البند | المبلغ (د.أ) |
|---|---|
| الرصيد الافتتاحي | 30.000 |
| زائد المبيعات النقدية | 412.750 |
| زائد دفعات ديون استُلمت نقداً | 25.000 |
| ناقص مصاريف دُفعت من الصندوق | 6.500 |
| ناقص مرتجعات أُعيدت نقداً | 4.250 |
| المتوقع في الصندوق | 457.000 |
| العدّ الفعلي | 455.500 |
| الفرق | نقص 1.500 |
مبيعات البطاقة وCliQ تُطابق مع تقاريرها، لا مع الصندوق.
طابق طرق الدفع الأخرى
مجموع البطاقات في برنامج الكاشير يجب أن يساوي تقرير جهاز الدفع للفترة نفسها. وإذا كان جهاز البنك يتطلب تسوية في آخر اليوم، فاطبع تقريرها واحفظه مع الإغلاق. وكذلك CliQ: قارن ما سُجّل في البرنامج بما وصل فعلاً إلى الحساب.
أي فرق هنا غالباً عملية بيع سُجّلت بطريقة دفع خاطئة، وتصحيحها في اليوم نفسه أسهل بكثير من البحث عنها بعد أسبوع.
تقرير إغلاق الوردية: سجل الصندوق اليومي
عند الإغلاق يُصدر برنامج الكاشير تقرير وردية يحمل عادة: المبيعات النقدية، ومبيعات البطاقات وCliQ، والمرتجعات، والخصومات، والمصاريف المدفوعة من الصندوق، والنقد المتوقع والنقد المعدود والفرق بينهما. هذا التقرير هو سجل الصندوق اليومي الذي يراجعه صاحب المحل أو المحاسب، ويُحفظ مع النقد المسلَّم.
مثال: في سوبرماركت بالجبيهة يغلق الكاشير الصباحي ورديته الساعة الرابعة. التقرير يقول إن النقد المتوقع 214.750 د.أ، والعدّ يطابقه تماماً، فيسلّم 184.750 د.أ للمدير ويترك 30.000 د.أ فكّة لزميله في الوردية المسائية.
التسليم
- اترك في الصندوق الرصيد الافتتاحي للوردية التالية، بالمبلغ نفسه كل يوم وبفكة صغيرة.
- ضع الباقي في ظرف عليه التاريخ والوردية واسم الموظف والمبلغ، أو في الخزنة مباشرة.
- يعدّ موظف الوردية التالية الرصيد الافتتاحي أمام من سلّمه، قبل أول عملية بيع.
- يُسجّل الفرق كما هو، مع ملاحظة إن كان له تفسير. لا تغطّه من جيبك ولا تتجاهله.
قائمة التحقق
- لا فواتير مفتوحة ولا طاولات غير محاسبة.
- كل مصروف من الصندوق مسجّل.
- كل دين مسجّل باسم صاحبه.
- الفواتير المعلّقة أُرسلت أو في طريقها للإرسال.
- عدّ أعمى بالفئات، والمبلغ مُدخل في النظام.
- البطاقات وCliQ مطابقة لتقاريرها.
- الفرق مسجّل مع ملاحظة.
- الرصيد الافتتاحي في الصندوق، والباقي في ظرف أو خزنة.
- الوردية التالية عدّت رصيدها قبل البيع.
الوردية في غلّة
في غلّة يبيع كل موظف من حسابه برمزه السري، فتُسجّل كل عملية بيع ومصروف ومرتجع باسمه. وعند إغلاق الوردية يعدّ الصندوق، وتحسب غلّة المبلغ المتوقع من الفواتير وطرق الدفع. ويمكنك أن تجعل العدّ أعمى للكاشير، فيُدخل ما عدّه قبل أن يرى المبلغ المتوقع.
وإذا ظهر فرق يصلك تنبيه على جوالك حتى لو كنت خارج المحل، ويبقى الفرق مسجّلاً باسم الوردية وموظفها. وترى من يعمل الآن، وساعات الدوام من تسجيل الحضور والانصراف على الجوال داخل المحل.
تطبيق غلّة متوفر الآن على Google Play، ونسخة ويندوز من صفحة التحميل، والتجربة 14 يوماً مجاناً بكل المزايا، دون بطاقة.
أسئلة شائعة
ما هو تسليم الوردية؟
هو إغلاق وردية الكاشير المغادر بعدّ النقد ومطابقته بما سجّله البرنامج، وتسليم الفائض أو تسجيل الفرق، ثم فتح وردية جديدة للكاشير القادم بمبلغ فكّة معروف.
كيف أغلق وردية الكاشير؟
أنهِ الفواتير المفتوحة، وسجّل المصاريف والديون، ثم عُدّ الصندوق عدّاً أعمى بالفئات، وقارنه بالمتوقع: الرصيد الافتتاحي زائد المبيعات النقدية ودفعات الديون النقدية، ناقص المصاريف والمرتجعات النقدية. سجّل الفرق وسلّم الرصيد الافتتاحي للوردية التالية.
ماذا يحتوي تقرير إغلاق الوردية؟
عادة: المبيعات النقدية وبالبطاقة، والمرتجعات، والخصومات، والمصاريف المدفوعة من الصندوق، والنقد المتوقع والنقد المعدود والفرق بينهما.
هل يمكن لكاشيرين العمل في الوقت نفسه؟
نعم، بشرط أن يكون لكل واحد ورديته وصندوقه أو حسابه المستقل، وإلا يصعب معرفة مصدر أي فرق في الصندوق.
ماذا أفعل إذا كان في الصندوق زيادة؟
الزيادة ليست ربحاً. غالباً هي عملية بيع لم تُسجّل، أو فكة ناقصة أُعطيت لزبون. سجّلها كما هي وابحث عن سببها، لأن عملية البيع غير المسجّلة تعني مخزوناً وفاتورة غير صحيحين.
كم يكون الرصيد الافتتاحي للصندوق؟
لا يوجد رقم واحد. اختر مبلغاً يكفي فكة لأول ساعات البيع، 20 أو 50 ديناراً مثلاً بفئات صغيرة، والتزم به كل يوم حتى يسهل العدّ ويُكشف أي فرق.