باختصار: تتبّع تاريخ انتهاء الصلاحية (Expiry Date) يعني تسجيل تاريخ انتهاء كل دفعة من البضاعة، حتى تبيع الأقرب انتهاءً أولاً وتعرف ما يقترب من موعده.
الشرح الكامل: إدارة مخزون المحل
تتبّع الصلاحية يعني أن تعرف متى تنتهي كل دفعة من بضاعتك، لا كل صنف فقط. علبة اللبن نفسها قد تكون لها دفعتان: واحدة تنتهي بعد أسبوع وأخرى بعد شهر. القاعدة المعروفة: ما ينتهي أولاً يُباع أولاً. هذا مهم جداً في السوبرماركت والبقالات والمخابز ومحلات الألبان، لأن البضاعة المنتهية خسارة كاملة ولا يجوز بيعها.
في سوبرماركت أو بقالة في الأردن، تصل البضاعة كل أسبوع تقريباً بتواريخ مختلفة. إذا وضع الموظف الدفعة الجديدة أمام القديمة، تنتهي القديمة في الخلف. في غلّة يسألك التطبيق عن تاريخ الانتهاء أول شيء عند استلام البضاعة، ورقم الدفعة اختياري، فيظهر ما ينتهي خلال شهر في شاشة اليوم وفي المخزون بالأرقام، ويظهر تحذير على الصنف عند البيع إذا اقترب انتهاء أقدم دفعة منه.
ما ينتهي أولاً أم ما يدخل أولاً؟
| القاعدة | بالإنجليزية | معناها |
|---|---|---|
| ما ينتهي أولاً يُباع أولاً | FEFO: First Expired, First Out | الدفعة الأقرب انتهاءً تخرج أولاً، حتى لو وصلت لاحقاً |
| ما يدخل أولاً يخرج أولاً | FIFO: First In, First Out | الدفعة الأقدم وصولاً تخرج أولاً |
في الأغذية ومستحضرات التجميل تعتمد القاعدة الأولى، لأن الدفعة الأحدث قد تنتهي قبل الأقدم أحياناً.
كيف تمنع البضاعة المنتهية على الرف؟
- رتّب الرف دائماً: الأقرب انتهاءً في الأمام.
- لا تنتظر آخر يوم للتخفيض، فالزبون نادراً ما يشتري صنفاً ينتهي غداً.
- اتفق مع المورّدين على إرجاع البضاعة القريبة من الانتهاء إن أمكن.
- راجع كميات الطلب للأصناف التي تنتهي عندك باستمرار، فالمشكلة غالباً في كمية الشراء لا في البيع.
مثال من محل
سوبرماركت في السلط عنده 20 علبة لبن تنتهي بعد 5 أيام، تكلفة العلبة 0.900 د.أ وسعرها 1.200 د.أ. بخصم 25% يصبح السعر 0.900 د.أ، فإذا بيعت كلها يحصّل 18 د.أ، وهي تكلفتها كاملة بدل أن يخسرها.
أسئلة شائعة
ما معنى قاعدة ما ينتهي أولاً يُباع أولاً؟
أن تبيع الدفعة الأقرب لانتهاء الصلاحية قبل غيرها، حتى لو وصلت لاحقاً. وهي تختلف عن بيع الأقدم وصولاً، لأن الدفعة الأحدث قد تنتهي قبل غيرها أحياناً.
هل أحتاج تتبّع الصلاحية لكل الأصناف؟
لا. ركّز على ما له صلاحية قصيرة أو قيمة عالية: الألبان، واللحوم المبرّدة، والمخبوزات، ومستحضرات التجميل، والأغذية المعلبة. الأدوات والملابس لا تحتاجه.